PANGKALPINANG,PERKARANEWS — Arsiparis Kementerian Agama Kota Pangkalpinang, Muhammad Ari Kurniawan, S.H., dan Dewi Lusiawati, S.A.P., melakukan pemilahan arsip guna untuk menciptakan tertib arsip dan informasi. Keduanya memilah arsip di ruang kepegawaian, pada Kamis (13/6/2024).
Sebagaimana diketahui bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (Peraturan Kepala ANRI No.25/2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip).
Sedangkan pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan. Penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektivitas dalam penyelenggaraan kearsipan. Pemusnahan arsip juga merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
Muhammad Ari Kurniawan menjelaskan bahwa memusnahkan arsip pada hakekatnya memusnahkan dokumen dan barang bukti sehingga harus dilakukan sesuai dengan kaidah kearsipan dan prosedur atau peraturan yang telah ditetapkan agar hasil pelaksanaan pemusnahan dapat dipertanggungjawabkan.
“Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang telah sesuai jadwal retensi arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip. Sebelum pemusnahan, kami memilah mana arsip yang kira-kira masih dibutuhkan kedepannya. Arsip yang tidak terpakai kami usulkan untuk masuk ke daftar usul musnah,” jelasnya.
Menurutnya arsip sebagai rekaman kegiatan memiliki fungsi dalam pengambilan kebijakan, bukti akuntabilitas kinerja, memori dan identitas serta bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Oleh sebab itu, arsip harus dikelola, dipelihara dan diselamatkan agar dapat memberi manfaat untuk masyarakat.
“Tidak semua arsip disimpan selamanya, perlu dilakukan penilaian untuk menentukan arsip yang dimusnahkan dengan pertimbangan sudah tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara,” terangnya.
Dia juga mengatakan dengan adanya pemilahan dan pemusnahan arsip ini dapat mengontrol volume arsip dan dapat mengurangi beban pekerjaan pencipta arsip.(Yuko)
